[推荐]电子邮件 非诚勿扰

电子邮件在商务沟通中使用十分频繁，尤其上班的人玩得最起劲，重要性不言而喻。工作之后也被卷入电子邮件的漩涡，当然，电子邮件速度快，能附带丰富信息，是与世界各地的同事和朋友保持联系的一种非常经济的方式。 然而，由于快速而便宜，可能缺乏应有的重视。如果你正在寻找关于撰写电子邮件的建议，我绝对要向你推荐 Chris 的这篇《Email Etiquette - Ten Checks Before Sending Out Your Next Email》。在送出你下一封邮件之前，注意这些细节，能直接提高了沟通效率和效果。

下面几条是我的补充和额外的建议，


1.整理邮箱通讯录
a)养成习惯，及时把你收到的电子邮件/名片中相关联系人信息输入到邮箱的通讯录中，设置好分类标签；
b)姓名采用统一格式，eg.“Chen, Lele ”。这样能加快日后对联系人的搜索，特别对于那些诸如xyz_happy2009@hotmail.com这类无规律的邮箱地址；
c)这个通讯录最好是线上而非本地的（例如Gmail的通讯录），一方面能避免硬盘损坏而丢失重要数据，同时方便移动办公；

2.突出邮件重点信息
a)例如用大写字母或者加粗强调重点字眼 eg.USING ALL CAPITAL LETTERS LOOKS AS IF YOU'RE SHOUTING. 你还可以通过bullet points，排版，颜色来达到这一目的。
b)如果邮件中包含大段文字，一定要加入总结性文字。

3.紧记你的电子邮件随时可能被转发
a)多数使用email的人最喜欢做的事情就是不断按forward键转发邮件，这可以是好事提高沟通效率，也能导致你丢掉工作。

4.邮件只是邮件
a)邮件虽然是高效的沟通手段，但是你不能确保你的文字能完全表达你的所有感情。给对方打个电话或者一个见面同样必要。

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如果你一天需要收发几十封电子邮件，我则建议你阅读 How Many Times a Day Should You Check Email? 和检讨自己是否电子邮件上瘾。工作后的人们电子邮件沟通超级频繁，常常需要花大量时间在电子邮件上。许多美国员工对使用电子邮件的上瘾(Email addict)，以致发生了像IBM，英特尔，Google，微软这些公司不得不成立了 IORG协会（Information Overload Research Group）协会来共同商讨如何引导员工高效使用Email的趣事。包括美国总统奥巴马也承认自己是“黑莓发烧友”,而不得不为了上任后继续使用手机而说服安全部的官员（Blackberry黑莓手机，又称Crackberry"烂霉"，因为其接受电子邮件功能变成商务流行）。

回想我第一次使用电子邮件是学会上网不久，我申请了第一个电子邮箱(21cn的，带2M附件空间)。那时候上网基本靠电话线（费用贵，所以极少人会一直在网上“挂”着），手机短信也没普及，网上没别的东西玩，于是电子邮件成了我用得最多的工具（用来给读大学的哥哥写信，写些文章到当时最流行的《电脑商情报》和《21st century》骗稿费和交笔友）。转眼已经十年过去了，有时翻查Email Inbox，俨然像在阅读一本特殊的日记:)